Bien savoir gérer ses projets quand on est indépendant est primordial. D’une part parce que vos clients apprécient de travailler avec des spécialistes qui savent ce qu’ils font. Ils sont rassurés de savoir que le projet pour lequel ils vous payent est carré et bien ficelé.

Et d’autre part parce que cela favorise la croissance de votre activité. Quand vous gérez vos projets efficacement, vous êtes capable de travailler avec plus de clients, car vous investissez mieux votre énergie et votre temps.

Dans cet article vous allez donc découvrir 4 conseils pour améliorer votre gestion de projet.

Conseil n°1 : Préparez toujours un plan de projet

Quand vous commencez une nouvelle mission, établissez toujours un plan de projet. 

Un plan de projet est un document de communication détaillé que vous définissez en amont du projet. Celui-ci rappelle la nature du projet et les différentes étapes par lesquelles vous allez passer pour le compléter.

Voici les différentes informations que vous retrouvez généralement sur un plan de projet :

• les objectifs du projet
• les grandes étapes du projet
• les tâches de chaque étape
• les personnes responsables de ces tâches
• les dates de début et fin des tâches
• les interdépendances entre les tâches
• les ressources déployées (ressource humaine, ressource financière)

Ce document est important parce qu’il vous aide à vous organiser tout en cadrant les attentes du projet. Grâce à lui, votre client sait précisément ce qui sera accompli et d’ici quand ce sera accompli ce qui vous évitera les potentielles déconvenues plus tard.

Si par exemple votre client vous reproche de ne pas avoir accompli un travail donné alors que vous n’aviez pas convenu de le faire au départ, vous pourrez l’inviter à consulter le plan de projet pour lui rappeler les tenants et les aboutissants du projet.

Conseil n°2 : Utilisez un logiciel collaboratif

Pour travailler efficacement sur vos projets et communiquer avec vos clients, ayez recours à un logiciel collaboratif tel que Notion.

Notion vous permet de créer des espaces entiers pour vos clients. Dessus ces derniers pourront y trouver toutes les informations dont ils ont besoin tels que le plan de projet, les tâches sur lesquelles vous travaillez et leur statut (à faire / en cours / fait), divers documents (présentations, fichiers Word et Excel) ou encore leurs factures.

Ils adoreront savoir qu’ils ont un espace dédié sur lequel ils ont accès à toutes les données dont ils ont besoin et où ils pourront suivre l’avancée de leur projet en temps réel.

Conseil n°3 : Faites du time-blocking

Quand vous travaillez avec plusieurs clients simultanément, il peut être difficile de gérer votre temps. Une excellente façon de vous organiser est de faire ce que l’on appelle du time-blocking. En français, nous pourrions traduire cela par le « blocage de créneau horaire ».

Le time-blocking consiste à réserver des créneaux horaires spécifiques pour chaque client.

Par exemple, vous pourriez définir que :

• tous les lundis, mardis et mercredis matin de 9h à 12h, vous travaillez sur le projet du client A et
• tous les mercredis, jeudis et vendredis après-midi entre 15h et 18h, vous travaillez sur le projet du client B.

De cette façon, vous créez un rythme régulier qui vous permet de mieux vous y retrouver.

Conseil n°4 : Chronométrez votre temps

À chaque fois que vous travaillez sur un nouveau projet, chronométrez votre temps.

C’est nécessaire si vous facturez au temps, mais c’est tout aussi utile si vous travaillez au forfait. Cela vous permet d’avoir une idée précise du temps que prennent vos projets. Plus, vous les chronométrerez, plus vous serez en mesure de bien planifier et facturer.

Il faut voir ça un peu comme les charpentiers. Ces derniers font tellement de mesures et de découpes au quotidien qu’après quelques années, ils finissent par avoir “un compas dans l’oeil”. Ils arrivent à estimer précisément en un coup d’oeil, le volume que fait une pièce ou la taille que fait une poutre. Ils développent une sorte de 6ème sens.

Quand vous chronométrez vos projets, c’est la même chose. À force de calculer le temps que prennent vos tâches, vous finissez par avoir une idée précise du temps que vos futures tâches nécessiteront, ce qui facilite la planification et la facturation.

Pour chronométrer vos projets, vous pouvez utiliser une application tel que Toggl. Cette dernière vous permet de créer des clients, des projets, de chronométrer vos tâches et d’avoir des statistiques précises sur la façon dont vous allouez votre temps. Il existe aussi des méthodes plus empiriques mais qui ont fait leur preuve : la méthode Pomodoro.

Conclusion

Un indépendant qui sait parfaitement gérer ses projets de A à Z est un indépendant qui donne confiance et qui par la même occasion développe son activité plus rapidement.

Pour améliorer votre gestion de projet :

• Préparez toujours un plan de projet qui détaille les tenants et les aboutissants de celui-ci
• Utilisez un logiciel collaboratif pour fluidifier votre travail
• Faites du time-blocking pour organiser votre temps
• Et chronométrez vos projets pour améliorer votre planification

À propos de l’auteur – invité

Simon Cavé est le fondateur d’Everlaab, le média de référence sur la productivité, l’organisation, la concentration et les modèles mentaux.