Les méthodes de gestion de projet sont de plus en plus répandues et demandées dans le monde professionnel. Les entreprises de tous les secteurs recherchent activement des profils capables de diriger et motiver des équipes, de terminer des missions dans les temps impartis et d’en assurer la qualité. Mais comment être un bon manager ? Les formations en gestion de projet permettent d’obtenir des connaissances théoriques en gestion et communication ainsi que des compétences techniques, mais cela ne suffit pas.

Un bon chef de projet ne se contente pas de gérer les délais ou d’appliquer une méthodologie. Il doit être capable de tirer le meilleur parti de son équipe et de développer des relations harmonieuses dans ses services. Dans ce métier, les compétences humaines ou soft skills sont donc aussi, voire plus, importantes que les capacités techniques. Découvrez les 4 compétences en gestion de projet indispensables à la croissance de votre activité.

Savoir communiquer, la compétence primordiale en gestion de projet.

Un bon chef de projet est avant tout un excellent communicant. Cela peut sembler évident au vu des responsabilités et objectifs liés à cette profession. Pourtant, selon le rapport Pulse of the Profession du Project Management Institut, la mauvaise communication est le facteur principal d’échec d’un projet.

En effet, un manager ne doit pas simplement savoir transmettre des ordres, des consignes ou des listes de tâches. Il doit avant tout être capable de dialoguer efficacement avec toutes les parties prenantes en vulgarisant, détaillant ou synthétisant si nécessaire.

Le chef de projet doit notamment échanger avec les différents membres de son équipe, mais également sa Direction, d’autres départements voire des collaborateurs externes ou des clients.

Il assure également la liaison avec les divers services d’une organisation et est le porte-parole de son équipe. Il doit donc être en mesure de faire preuve d’empathie et d’adapter systématiquement son style de communication et son contenu en fonction de ses interlocuteurs.

Avec le développement du travail à distance, ce soft skill est aussi de plus en plus rattaché à des compétences techniques. Le chef de projet doit maîtriser les outils de communications unifiées tels que :

• les visioconférences, webinaires et vidéoconférences ;
• les audioconférences ;
• les messageries instantanées et réseaux professionnels ;
• les groupes de travail et ateliers de brainstorming virtuels ;
• les mails.

Pour chacun de ces canaux, il doit pouvoir adapter sa communication pour transmettre des informations claires et sans ambiguïté.

Avoir un grand sens de l’organisation

Posséder un bon sens de l’organisation peut aussi être considéré comme un soft skill évident en gestion de projet. Mais le terme organisation est ici employé au sens large et regroupe lui-même de multiples sous compétences comportementales.

Le manager n’est pas responsable uniquement de sa propre organisation et gestion du travail. L’ensemble de son équipe et souvent des prestataires externes comptent sur lui pour établir des plannings, délais, étapes et surtout les respecter.

Le chef de projet doit donc avant tout savoir planifier efficacement un projet. Pour cela, il peut avoir à maîtriser des outils et méthodes tels que :

• les calendriers de projets ;
• les diagrammes de Gantt ;
• les tableaux de bord collaboratif ;
• les logiciels de gestion de projet ;
• les plateformes de stockage et de modification de documents partagés ;
• les solutions collaboratives ;
• les méthodes Agile, Scrum, etc. ;
• les agendas et calendriers d’équipe en ligne.

Ensuite, le manager doit encore démontrer ses capacités de communicant pour partager les étapes, délais et résultats attendus à toute son équipe et être certain qu’ils sont compris et acceptés. Ici la parole est aussi importante que l’écoute active, car le responsable doit prendre en compte les contraintes de chacun de ses collaborateurs, leur point fort et leurs blocages afin d’allouer au mieux les ressources humaines et de respecter les délais.

Il doit être capable d’organiser l’ensemble des workflow et processus de travail pour stimuler la motivation et la productivité de ses employés. Cela passe notamment par la planification de réunions et de temps d’échange pour détecter d’éventuelles difficultés ou des axes d’amélioration au plus tôt. 

Être capable de résister au stress

Le chef de projet est en première ligne en cas d’incidents ou d’imprévus sur une mission. Il est le garant de la bonne réalisation d’un projet. Un manager peut donc être amené à réorganiser la planification, la composition des équipes et leur charge de travail à tout moment. Il doit donc être capable de prendre des décisions en urgence et d’en rendre compte à l’ensemble de ses partenaires.

Il ne s’agit pas seulement ici de pouvoir résister aux situations sous pression, les chefs de projets doivent être capable de les supprimer voir d’en tirer parti. Un bon manager est ainsi capable de réfléchir, de tenir compte de tous les éléments pour évaluer les situations de manière impartiale et réfléchie et de trouver des solutions créatives, même en cas de crise.

Au niveau de son équipe, le responsable doit être apte à ne pas communiquer son propre stress. Au contraire, il est chargé de développer une ambiance de travail à la fois détendue et productive. Cela passe d’abord par une solide communication et une planification précise des tâches afin que chaque collaborateur sache exactement ce qu’il a à faire et ne soit pas confronté à un imprévu.

Pour diminuer le stress et les risques de surmenage au sein de son équipe, le chef de projet doit aussi :

• définir clairement les rôles et responsabilités de chacun ; 
• mettre en place des modes de communications rapides comme un logiciel visioconférence ou un chat instantané pour qu’aucun collaborateur ne se retrouve coincé ou isolé et puisse remonter rapidement une difficulté ;
• instaurer des temps de pauses, même dans les agendas chargés, qui sont un excellent moyen de dissiper les tensions, de renforcer l’esprit d’équipe et d’échanger de manière plus informelle et détendue ;
• détecter les désaccords et résoudre les éventuels conflits entre plusieurs collaborateurs en prenant le temps de les recevoir individuellement pour comprendre l’origine du problème ;
• faire preuve de transparence pour développer une relation de confiance ;
• apprendre à déléguer, car confier des tâches à ses collègues permet au chef de projet de mieux gérer son temps et la pression. De plus, cela renforce la motivation et l’engagement des équipes qui se sentent davantage reconnues et investies dans la mission.

Développer une pensée critique

Si le chef de projet est responsable de la réalisation d’une mission, il est loin d’être un simple exécutant. Comme il fait la liaison entre les divers collaborateurs, services et partenaires, le manager est souvent au centre des échanges. Cette position privilégiée lui donne la possibilité d’avoir une meilleure visibilité sur le périmètre d’un projet, sur ses enjeux et sur les points d’accord et de désaccord des différentes parties prenantes.

La pensée critique permet au chef de projet d’être aussi objectif que possible dans l’analyse et l’examen d’un problème ou d’une situation, et de pouvoir former un jugement impartial. Il peut alors devenir force de proposition pour optimiser le déroulement des tâches et favoriser la croissance de son activité.

Ces améliorations peuvent être très diverses et le manager doit donc être capable d’évaluer les opportunités au niveau :

•  organisationnel : en définissant par exemple les compositions des équipes ou les étapes intermédiaires ;
• matériel : le chef de projet peut demander la mise en place d’équipements comme des stations de travail nomade ou un ensemble de numéros virtuels pour mieux communiquer avec ses équipes distantes ;
• commercial : le chef de projet peut être en mesure d’identifier d’autres atouts d’un produit ou service qui n’auraient pas été perçus durant les phases de conception et planification ; 
• stratégique : le manager peut choisir de prioriser certaines étapes par rapport à d’autres en fonction de la réalité du terrain.

Enfin, le manager doit développer une pensée critique sur son propre travail et ses réalisations. S’il est avant tout dans l’action et le moment présent, il doit en outre être capable, en fin de mission, de faire le bilan des réussites et échecs qui ont eu lieu. Cet audit des exécutions lui permettra d’identifier ses points forts et axes d’amélioration personnels pour enrichir encore davantage ses compétences en gestion de projet.

Pour être un bon chef de projet, les connaissances théoriques et techniques ne suffisent pas. Les managers doivent aussi faire preuve de soft skills qu’ils développent tout au long de leur carrière. Si ces talents ne sont pas innés, la meilleure façon d’acquérir les compétences en gestion de projet indispensable à la croissance de son activité est de les mettre en pratique chaque jour.