Ce texte est une libre retranscription de la carte mentale réalisée en Creativ Common par Marc Delhaye. Pour toutes informations sur son activité, merci de le contacter via son profil Linkedin : www.linkedin.com/in/marc-delhaye/

Marc Delhaye est un des coachs experts du réseau RH Solutions ; sa spécialité : la transformation numérique et l’agilité comportementale.
Lors de son dernier webinaire (note excellente de 4,8 / 5) il a réussi en 45 minutes à nous présenter les soft skills utiles aux managers et indépendants en temps de crise.

Lors de cet échange, il a aussi partagé plusieurs cartes mentales, dont celle que nous reprenons aujourd’hui.

Cette carte mentale est accessible via la plateforme Mindomo.com : https://www.mindomo.com/fr/mindmap/visio-conferences-visio-quelques-conseils-version-11-juillet-2020-479a4aadbd674f27b5e6a21bdaf3338c

Vous êtes toujours là ?

Voici les clés d’une visio-conférence réussie, selon Marc Delhaye :

Aérer la pièce puis limiter les sources de bruits extérieurs

#hardskills /

Et oui, votre cerveau et vos cellules vont avoir besoin d’oxygénation. Ouvrez en grand, prenez un bol d’air, respirez.

Ensuite, refermez fenêtres et portes avec soin ; pensez à vous isoler de l’extérieur afin d’éviter les bruits parasites qui pourraient vous déranger durant la visio-conférence.

Marc Delhaye : « … Surtout s’il y a dans votre voisinage des excités de la meuleuse ou perceuse, un chien qui hurle, une caravane qui aboie ou bien encore une tondeuse à gazon. »

Penser à vous désaltérer

#hardskills /

Pensez à avoir de l’eau toujours à portée de main. Une carafe et un verre par exemple. Si vous êtes maladroit (et pour éviter de ne pas inonder votre clavier, souris ou pc) pensez plutôt à une gourde de rando.

Marc Delhaye :  » Vous pouvez même trinquer avec les autres participants ! »

Si vous hésitez à développer votre activité en Indépendant, ce quiz peut vous aider à mieux connaitre vos forces et faiblesses.

Adapter la lumière, pour être vu

#hardskills /

La lumière est indispensable à une intervention en viso-conférence ; elle doit être placée derrière l’ordinateur et derrière votre caméra ; cela évite de créer un contre-jour néfaste (certaines caméras peuvent provoquer une pixellisation de l’image, des contours incertains, etc).

N’oubliez pas qu’une intervention à distance n’est pas une démarche « naturelle » ; notre cerveau doit voir nettement les gestes et la personne qui anime l’événement ; il a besoin de capter les comportements non verbaux qui représentent normalement 80 % de notre communication !

Marc Delhaye : « Il est pour moi fort probable que les charges mentales : fatigues physiques, cognitives, émotionnelles sont accentués par cela (une mauvaise représentation de l’animateur). « 

Penser à s’habiller de façon naturelle et de la la tête au pieds !

#hardskills /

S’habiller permet, sur le plan personnel, de rentrer dans son rôle, assumer sa posture, celle que vous souhaitez avoir durant la réunion ou la formation.
Et bien sûr, cela aide aussi les personnes à vous reconnaître par vos habits, les attitudes qu’ils peuvent amener dans le ressenti des gens.

Mais avant tout, restez naturel.

Un exemple si vous penser porter une cravate, continuez à réfléchir globalement à votre tenue : trouvez le pantalon et les chaussures qui vont avec.

Marc Delhaye :  » L’habit peut faire le moine pour les autres mais aussi pour soi-même ».

Eviter tout risque lié au fluctuation du débit internet

#hardskills /

Vous avez tous vécu des situations avec une visio-conférence parasitée par une wifi instable. C’est insupportable.

Pensez donc au « filaire » (au cable).

Quelques conseils :
Prévoyez 1 câble + 1 adaptateur prévu à cet effet ; ils feront une très bonne solution (peu connue, peu chère, stable et sécurisée)… et certainement plus respectueux de notre santé que le Wifi.

Autre solution : les répéteurs wifi ; certes, une solution pour le débit internet mais pas pour la santé !

Enfin, les prises CPL qui permettent à l’internet de passer par les fils électriques ; compter autour de 120€ pour s’équiper. C’est une bonne solution intermédiaire et valable à condition de ne pas avoir une maison avec des problèmes électriques (comme dans certaines « vieilles » maisons avec plusieurs boîtiers électriques).

Sourire, être détendu, zen…

#softskills /

Peut-être êtes vous adepte du Yoga ou de la marche… Tant mieux !
Pensez à une phase de Méditation de bienveillance envers la machine, le réseau et les participants avant votre intervention.

Plutôt de tempérament Boxe ou Gym ? Allez-y, bougez défoulez-vous comme bon vous semble !

Dans tous kes cas, trouvez le moyen d’être détendu lors de vos prises de parole et écoute.

Soyez naturel et relaché ; ne forcez pas pour autant votre bienveillance.

Marc Delhaye : « Les contraintes physiques, mentales et émotionnelles peuvent être exacerbées en distanciel, pensez-y !« 

Enregistrer

#hardskills / #softskills

Il est toujours utile de penser à enregistrer une visio-conférence ; cela permet de se revoir, s’évaluer, comprendre les moments forts ou faibles de son intervention.

Attention : demandez bien aux participants si ils acceptent l’enregistrement avant de lancer la séance. .

Pour les webinaires, pas de soucis d’autorisation, puisque les caméras des participants ne fonctionnent pas (vous êtes seul, face caméra). Dans ce cas, regardez-vous et partagez le lien autour de vous. Essayez d’avoir aussi un retour sur votre intervention.

Marc Delhaye : « (enregistrer) C’est pour vous un bon moyen de voir les points fort de votre participation, les points à améliorer aussi. »

Garder le lien à portée de main

#hardskills /

La connexion à la salle se coupe tout à coup ? Pas de panique… vous avez prévu ce risque et laissé l’email d’invitation ouvert afin de revenir en 5 secondes chrono (ou peut-être même avez vous mis en favori le lien de la salle sur votre navigateur).

Important : sachez-le, si un animateur perd la connexion à la salle, les participants eux restent connectés.

Reposer ses yeux en suivant la méthode 20/20/20

#softkills /

La méthode 20-20-20 est reconnue par le Syndicat canadien des orthoptistes. Elle a été imaginée par un médecin indien Amit Agarwal. La méthode impose une relaxation régulière des yeux en suivant ces préceptes:

• une courte pause de 20 secondes,
• toutes les 20 minutes,
• en regardant un objet (autre chose que son écran) situé à 20 pieds de soi (env. 6 mètres).

Marc Delhaye :  » La fréquence (de 20 minutes) semble élevée mais pensez qu’il ne s’agit que de reposer son regard durant 20 secondes (vous pouvez rester assis bien sûr). « 

Avoir mis à jour son matériel

#hardskills /

Les logiciels et systèmes d’exploitation de Apple et Microsoft imposent des mises à jour parfois importantes. Pensez-y par avance et ne lancez pas une telle opération juste avant une réunion au risque de tout saborder.

Marc Delhaye :  » Faites bien sûr ces mises à jour (la veille par exemple) car elles vous garantissent la sécurité et la stabilité de votre système donc de votre réunion. »

Ne pas s’excuser d’éventuelles maladresses

#softkills /

Une mauvaise manie de tout animateur de visio est de s’excuser en permanence (pour une mauvaise manipulation, un document qui ne s’affiche pas bien…) ; pensez plutôt à parler et écouter les autres.

Marc Delhaye :  » S’excuser peut provoquer un phénomène d’auto-centrage sur vos erreurs de manipulation, les accentuant ainsi ; vous mettez en avant des « fautes » que les autres non même pas vues ou pour lesquelles ils n’ accordent aucune importance. »