La prospection, ce n’est pas une démarche innée. C’est pourquoi les indépendants ont tout intérêt à s’organiser pour appuyer leur développement commercial au travers de méthodes et d’outils, comme le fichier de prospection.

Pourquoi créer un fichier de prospection ?

Le fichier de prospection est l’outil de base de tout commercial.

Le principe est simple : lister dans une base de données l’ensemble de vos prospects et suivre l’historique de la relation que vous allez entretenir avec eux jusqu’à qu’ils deviennent vos clients .

L’objectif est double :
• Assurer un suivi précis de chacun de vos prospect dans le but de les conduire vers un achat de vos prestations ;
• Analyser ponctuellement l’avancement de votre travail de prospection et identifier les points forts et points faibles de votre démarche.

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Maîtrisez-vous toute la logique de la prospection ?

Avant de démarrer, assurez-vous que vous comprenez bien la philosophie de la prospection.
Tout d’abord, sachez que votre base de prospection va contenir des «contacts », correspondant à une ligne d’information contenant au minimum :
• nom,
• prénom
• et moyen de contact : téléphone ou email.

Chaque contact doit grâce à la prospection changer d’état. La prospection c’est l’ensemble des échanges que vous allez entretenir avec lui dans le but de l’amener progressivement vers un achat de vos prestations.

Théoriquement, un contact est d’abord un « suspect » et il est censé devenir un client en passant par différentes étapes.

Les termes de la prospection à connaitre

Vous êtes prêt à prospecter ? Voici les mots à retenir :
• Le Prospect : c’est le terme générique donné à un contact qui n’est rien d’autre que le client potentiel et idéal pour vos services.
• Le Suspect : c’est un contact dont le profil laisse penser qu’il est sans doute intéressant pour votre activité, même si rien ne le confirme pour l’instant. Il doit passer par une étape de « qualification ».
• Prospect froid : c’est un contact « avec potentiel », qui n’a pas de projet déclaré ou immédiat mais qui pourrait bien devenir client sous un an.
• Prospect chaud : c’est un contact qui se déclare intéressé ou qui par son comportement a montré un intérêt immédiat pour votre solution. Il pourrait avoir un projet d’achat à court terme.
• Prescripteur : c’est un contact stratégique qui n’achète pas directement mais peut influencer des prospects à devenir acheteur.

Le cas particulier des prescripteurs

Les prescripteurs sont des professionnels clés pour les indépendants car ils peuvent leur assurer des flux réguliers de clients.
Il faut donc les inclure dans le fichier de prospection car ils agissent comme des leviers de développement, même si au final, le but est de ne pas leur vendre de prestation.

Pour les identifier, chaque indépendant doit analyser son marché car les prescripteurs répondent à différentes caractéristiques. Il peut s’agir :

• D’autres indépendants qui travaillent avec des entreprises dans votre cible mais qui leur proposent d’autres services. Par exemple : un Consultant en Ressources humaines peut devenir prescripteur pour un autre Consultant Qualité ou logistique.
• Les entreprises ou les indépendants qui se situent « en amont » de votre activité. Un infographiste par exemple a intérêt de se faire connaitre auprès des développeurs indépendants puisque son activité est complémentaire à celle d’un développeur.
• Les influenceurs (présents sur Twitter ou LinkedIn, les bloggeurs…) qui peuvent mettre en avant une de vos publications ou valoriser l’originalité de vos services.

Tisser un réseau de prescripteurs passent par le développement de son réseau professionnel et par un travail sur son offre qui doit être claire et distinctive. Les agences de portage salarial organisent souvent des « soirées réseau » pour faciliter ses échanges.

Comment débuter pour créer son fichier de prospection?

Le plus simple pour vous habituer à manipuler une base est d’exporter vos contacts Linkedin. [voir la méthode ici]

Cette opération méconnue vous place à la tête d’un fichier structuré de prospects qui vous connaissent déjà puisque ils ont accepté une mise en relation. Il s’agit souvent de prospects froids, voir de prescripteurs.

Vous pourrez compléter ce fichier avec :

• Les contacts rencontrés lors d’événements de réseautage (via les cartes de visites récupérées),
• Les entreprises présentes sur des salons professionnels où vous vous rendez (annuaire du salon) et qui par le seul fait de leur présence montre une affinité avec votre activité,
• Les membres de clubs et d’annuaires professionnels … Vous pouvez dans un premier temps les rechercher sur internet ; en tapant par exemple « annuaire entreprise lyon », vous accédez à un fichier assez complet d’entreprises et de contacts classés par code NAF

Comment construire votre base de prospection ?

La base doit rassembler plusieurs « champs » renseignés avec des variables.

Tout d’abord, les champs élémentaires qui permettent d’identifier et de contacter vos prospects, car il recoupe :

• Nom, prénom du contact,
• Moyen de le contacter (Adresse, téléphone, email)
• Cette partie peut être enrichie par : l’intitulé de poste, le nom du département… pour des actions plus ciblées.

Pour que vous puissiez entretenir des échanges intéressants avec vos contacts, vous devez avoir une base enrichies d’information comme : l’entreprise du contact, son adresse… Cette étape s’appelle l’enrichissement de la base.

Afin de valoriser le contact, il est aussi possible de rajouter d’autres informations liées au potentiel du contact :

• Le Chiffre d’affaires de l’entreprise, le nombre d’employés (utile pour les consultants en Ressources humaines)…

Enfin, pour faire vivre votre fichier de prospection, vous rajouterez d’autres informations en lien avec vos actions :

• Date du premier contact
• Origine du contact
• Historique des échanges…

Comment faire vivre sa base de prospection ?

La colonne clé sera celle indiquant le statut du contact (suspect, prospect froid-chaud, prescripteur). Vous serez en charge au travers de vos actions de faire évoluer vos contacts.

Vous déterminez par avance ce qui permet à un contact de changer de nature. Par exemple :

• un prospect suspect devient un prospect froid s’il télécharge un guide que vous aurez proposé sur internet ou si il « like » une de vos publications sur Linkedin,
• Un prospect froid devient chaud si il remplit un formulaire de contact pour vous demander une information, un devis.

Le prospect change d’état en fonction de ses actions. Il est donc essentiel de « provoquer ses actions » et l’inciter à inter agir avec vous. En fonction de vos objectifs de développement, vous pourrez vous imposer une fréquence de changement d’état de vos prospects. Par exemple, 10 suspects par mois, 5 prospects froids, 2 prospects chauds…

Quels outils pour organiser une prospection efficace ?

Excel reste une référence pour les indépendants, car vous pouvez à la fois enrichir votre base avec de nombreux champs mais aussi en tirer des graphes de synthèse (comme par exemple un « graphe camembert » des origines de vos prospects).

Si vous vous déplacez souvent, vous utiliserez plutôt les outils en ligne (gratuits) de Google et notamment Google Sheets. Cet outil présente des caractéristiques similaires à Excel mais peut être accessible de tous les lieux où vous disposez de wifi.

Si vous devez booster votre prospection au lancement de votre activité d’indépendant, notez un nom : Airtable. C’est le logiciel en ligne (en mode saas) qui va détrôner Excel.

D’ailleurs, cet outil présente des templates (tableau préformatés) dédiés à la prospection. Un outil simple et gratuit (dans une version limitée) pour des usages d’entreprises et d’indépendants.

Notons aussi des outils « pros »:

• Des outils payants (un peu plus d’une dizaine d’euros par mois et par utilisateur) : You don’t need a CRM, Zoho…
• Des outils gratuits, Corm, EspoCRM…

Quelques derniers conseils

• Ne jamais envoyer de mailings « massifs » ou non personnalisés vers les prospects présents dans votre base de prospection sans avoir obtenu leur accord préalable.
• Évitez de copier-coller les coordonnées de contacts : pensez plutôt à exporter des contacts existants notamment via l’export des contacts Linkedin.
• Formez vous à la prospection: vous pouvez suivre des formations de e-learning ou faire valoir vos droits à la formation [ voir : www.moncompteactivite.gouv.fr].
• Si vous êtes dans un grand réseau de portage salarial, vous pouvez bénéficier de formations en contactant votre agence [exemple à Annecy ou Toulouse].
• Favorisez enfin les prescripteurs. Certes le prescripteur ne va pas acheter directement vos prestations mais il représente un levier efficace et durable.